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Stai superando il tuo software di gestione aziendale? 5 segni che suggeriscono che hai bisogno di un nuovo sistema

La maggior parte delle aziende che operano da più di 10 anni hanno già sperimentato le sfide associate al passaggio da un sistema contabile o ERP a un altro. Molti concorderanno sul fatto che il compito non è facile, non andrà esattamente come previsto e il risultato finale non è mai esattamente quello che sembrava nella presentazione di vendita. Tuttavia, le stesse persone diranno anche che il nuovo sistema ha contribuito a far crescere la loro attività e ha portato a efficienze in molte aree dell’azienda. Rimanere sul loro sistema esistente sarebbe stata la decisione sbagliata.

In che modo una piccola impresa decide quando è il momento giusto per valutare nuovi sistemi? Le aziende sono sempre alla ricerca attiva di opportunità per aumentare i ricavi o ridurre i costi, pertanto dovrebbero valutare costantemente il loro attuale sistema aziendale e i nuovi sistemi in modo da poter agire rapidamente su queste opportunità.

In generale, ci sono cinque aree da cercare, indipendentemente dalle opportunità che hai di fronte:

1. L’aumento dei volumi delle transazioni può influire sulle prestazioni

Molti sistemi di contabilità entry level hanno limitazioni ben documentate sul numero di transazioni che possono essere memorizzate nel sistema. Tuttavia, ben prima che un sistema aziendale raggiunga tali limiti, le prestazioni possono risentirne, all’inizio gradualmente, ma alla fine raggiungono un punto in cui gli utenti aspettano più del necessario.

2. Adattarsi alla crescita aziendale

Nuove sedi, linee di attività o piani di commissioni di vendita richiedono tutti che un’azienda rivisiti i propri processi aziendali e sistemi aziendali esistenti. Spesso le aziende “correggono” un processo aziendale con fogli di calcolo o altri database esterni quando il loro sistema attuale non è in grado di gestire le modifiche. Questo può funzionare a breve termine, ma raramente ha senso economico a lungo termine.

3. Gli utenti si alternano con il sistema

Molti sistemi di contabilità entry level e i sistemi “patchati” sopra menzionati non consentono a due persone di accedere ai dati contemporaneamente. Poiché più persone hanno bisogno di accedere al sistema o sono coinvolte in una transazione o in un flusso di lavoro, un sistema inadeguato impedisce agli utenti di svolgere il proprio lavoro in modo efficace a causa della visibilità e dell’accesso inadeguati alle informazioni in tempo reale.

4. Parti esterne che chiedono di più

Clienti, venditori, istituti di credito, investitori e revisori esterni sono tutti in grado di influenzare un’azienda verso la valutazione di un nuovo sistema aziendale. I clienti e i fornitori possono avere requisiti unici relativi al flusso di lavoro che richiedono a un’azienda di implementare EDI, elaborazione delle carte di credito, banca elettronica o altre soluzioni di e-commerce per fare affari con loro. Finanziatori e investitori potrebbero richiedere un nuovo sistema in modo da poter fare maggiore affidamento sulle informazioni fornite loro in merito alla salute dell’azienda. I revisori esterni, come gli investitori, spesso raccomandano a una piccola impresa di passare a un nuovo sistema per soddisfare eventuali debolezze del controllo interno che potrebbero aver scoperto durante il controllo. Allo stesso modo, poiché queste parti esterne raccomandano nuovi sistemi, sono anche alla ricerca di ulteriori feedback o rapporti sullo stato di salute dell’azienda. Molte aziende passano a nuovi sistemi cercando di integrare completamente tutte le aree aziendali non solo per creare efficienze, ma anche per accedere a strumenti che possono aiutare a misurare e segnalare le loro prestazioni.

5. Sfide del fornitore e dell’assistenza

Forse il motivo più doloroso per la scelta di un nuovo sistema è che un’azienda non riesce a trovare fornitori o consulenti per supportare il prodotto. Nuovo hardware, nuove tecnologie e nuovi modi di fare business sono tutti motivi fondamentali di cui un sistema aziendale ha bisogno per rimanere aggiornato. Se il tuo fornitore di software non supporta più il sistema che usi oggi, è probabile che entro cinque anni il tuo sistema ti impedirà di sfruttare un’opportunità per far crescere la tua attività. In alcuni casi, il fornitore supporta il prodotto ma non ci sono risorse locali che possano aiutare a ottenere il massimo dal sistema che hai oggi.

Il tuo software aziendale, proprio come i tuoi processi aziendali, deve essere abbastanza flessibile da adattarsi ai numerosi cambiamenti che la tua azienda subirà man mano che cresce e si evolve nel tempo. Man mano che la tua azienda identifica questi cambiamenti, avere il sistema giusto in atto – o almeno conoscere le tue opzioni – ti mette in una posizione migliore per rispondere in modo efficace.

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